Autoimme Oulun kaupunkia datastrategian luomisessa ja työn johtamisessa pitäen ihmiset (eli kuntalainen, kuntatyöntekijä ja kumppanit) kaiken keskiössä.
Keskeisenä tavoitteena oli luoda konkreettiset ja ihmislähtöiset tiedostetut valinnat datan hyödyntämiseen kaupunkistrategian pohjalta. Tärkeää oli huomioida sekä ihmisen oman datan (MyData), että kaupungin muun datan hyödyntäminen paremmin ihmisten itsensä hyväksi kaupungin tarjoamissa palveluissa.
Datan hyödyntämisellä ratkaisevissa tilanteissa pystytään vähentämään turhauttavaa manuaalista työtä ja henkilöstö pystyy keskittymään kaupunkilaisten entistä parempaan palvelemiseen.
Mikä tuntui Oulun kaupungin näkökulmasta toimivalta prosessissa ja työtavoissa?
“Yhteistyö oli suoraviivaista, asiat saatiin tehokkaasti suunniteltua ja toteutettua. Juhan ja Kirsin laajaa kokemusta kyettiin hyödyntämään asioita pohdittaessa ja kontekstoinnissa. Työtavat soveltuivat hyvin korona-aikana toteutettuun strategiatyöhön ja niitä kyettiin mukauttamaan joustavasti maaston mukaan selvitystyön edistyttyä.”
TAUSTA
Lähtötilanne oli siinä mielessä hyvä, että Oulun kaupungin Kaupunkistrategia oli hiljattain uudistettu ja hyväksytty. Lähdimme liikkeelle taustatyön osalta kaupunkistrategian ja kaupungin eri ohjelmien läpikäynnillä. Tämä antoi hyvän ymmärryksen siitä, kuinka nykyinen kaupunkistrategia ja sen tahtotila oli eri organisaatioissa hahmotettu, sekä mitkä avoimet asiat meidän tuli vielä selvittää.
Ihmislähtöisessä datastrategiassa, kuten kaupunkistrategiassakin, keskiössä ovat kaupunkilaiset, kaupungin työntekijät ja kumppanit. Näin ollen lähdemme aina rakentamaan ymmärrystä nykytilanteesta ihmisistä ja sidosryhmistä käsin.
Nykytila sidosryhmien silmin
Kaupunkistrategian tukemisessa erityisen tärkeää on mahdollistaa se, että data on hyödynnettävissä oikeassa muodossa ja hetkessä, niin että se aidosti helpottaa asioiden hoitamista (kuntalaiset) tai päätösten tekoa (mm. Lääkärit, hoitajat, opettajat jne). Siksi oli tärkeää ymmärtää syvällisesti mitä haasteita datan hyödyntämisen osalta on käytännön arjen osalta, sekä suunnitella millaisilla valinnoilla niiden ratkaiseminen mahdollistetaan käytännössä.
Kuntalaisten, kuntatyöntekijöiden/-johtajien ja yhteistyökumppaneiden syvempi ymmärtäminen ja kuunteleminen toi meidät lähelle ihmisiä ja heidän päivittäisiä haasteitaan. Se myös auttoi meitä löytämään toistuvat ja keskeiset datalla ratkaistavat asiat, joilla on suurin merkitys ihmisten elämään ja arjen sujuvuuteen.
MIKÄ OLI YKSITTÄINEN TÄRKEIN OIVALLUS YHTEISTYÖN MYÖTÄ?
“Ehkä tärkein oivallus oli ymmärtää datan merkitys eri kohderyhmien (kuntalaiset, työntekijät, kehittäjäkumppanit) näkökulmasta ja kuinka datan avulla voidaan helpottaa kunkin kohderyhmän arkea.”
MIHIN KESKITTYÄ
Kun datan hyödyntämisessä ei voi edetä kaikkialla täyttä höyryä yhtä aikaa, on tärkeä jäsentää selkeät valinnat, mihin keskitytään ja millä periaatteilla.
Priorisointeja peilattiin yhdessä myös kaupungin talousarvioon ja varmistettiin, että suositusten pohjalta tehdyillä valinnoilla saataisiin yhtä aikaa helpotettua ihmisten arkea ja luotua positiivisia talousvaikutuksia kaupungille, mm. vähentämällä merkityksettömiä työvaiheita toiminnasta, mutta samalla huolehtien siitä, ettei säästetä vääristä paikoista.
Osallistaminen ja datan hyödyntäminen
Osallistamisen osalta keskeistä on se, ettei kysytä liian suoraan tai valmiiksi ohjaten ennalta määrättyyn suuntaan että, mitä ihmiset haluaisivat kaupungilta. Tärkeää on, että olemme kuulevat korvat heidän niiden haasteiden osalta, jotka linkittyvät esimerkiksi kaupungin perustehtäviin. Meidän ammattitaitoa ja vastuulla on se, että pystymme luomaan ohjenuorat, valinnat ja periaatteet, jotka mahdollistavat näiden ongelmien ratkaisemisen mahdollisimman hyvin.
Datan hyödyntämisen osalta on tärkeää ymmärtää, mitkä valinnat toiminnan ja kyvykkyyksien osalta heijastuvat halutulla tavalla kuntalaisten arkeen.
Mikäli sidosryhmien kokemusta nykyisestä toiminnasta ei ymmärretä aidosti, on äärimmäisen vaikea tehdä strategisen tason valintoja, jotka mahdollistavat ja ohjaavat toimintaa haluttuun suuntaan.
MITEN TÄSTÄ ETEENPÄIN?
“Seuraava askel on saattaa datastrategiatyö loppuun, joka sitten nuotittaa kaupungin toimenpiteet data-asioiden kehittämiseksi tulevaisuudessa. Suurin apu oli se, että saimme tukea selvitystyöhön, kokonaisymmärrys ja ulkopuolista näkemystä laajemmin osaksi prosessia.”
TÄRKEIMMÄT VAIKUTUKSET?
“Keskeisin vaikutus tässä vaiheessa on se, että saimme markkinoitua datastrategia-ajattelun laajemmin Oulun Innovaatioallianssin yhteiselle agendalle. Datan merkityksen ymmärtäminen on mielestäni noussut uudelle tasolle”
“Datasta on puhuttu uutena öljynä. Julkisten palvelujen näkökulmasta data on enemmänkin voiteluöljy, joka voitelee palvelurattaiston ja sujuvoittaa yli organisaatiorajojen toteutettavia palveluja kuntalaisille.”
IHMISLÄHTÖISEN DATASTRATEGIATYÖN MERKITTÄVIMMÄT HYÖDYT:
- Ymmärrys ja osaaminen siitä kuinka ihmiset tuodaan luontevasti mukaan strategiatyöhön
- Konkreettinen ymmärrys datan merkityksestä ihmisten arkeen (organisaatiossa ja sidosryhmissä)
- Datan merkitys toimintaympäristön kokonaisuuden kannalta
- Osallistavat yhteistyömallit ja läpinäkyvät työkalut priorisointiin
- Löydetään ne osa-alueet, joissa datan hyödyntämisestä on eniten hyötyä sekä ihmisten arjen sujuvuuteen ja kaupungin talouteen
- Pystytään helpommin päättämään prioriteeteista ja valinnoista yhdessä